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  1. メーリングリスト(ML)でのマナー
  2. メールの洪水から逃れる為に

1.メーリングリスト(ML)でのマナー
  • 電子メールのやり取りには、Microsoft Outlookや Outlook Expressをお使いの方が多いようですが、一度、こちらのサイトを覗いてみて下さい。
  • 私は Beckyを愛用していますが、こんなサイトもあります。(^_^;)
1.ファイルの添付は止めよう
  • 添付ファイルはコンピュータ・ウイルスの突破口です。大勢に配信するMLでは厳禁です。添付したいような文章や画像はサイトにアップして、そのURLを提示するようにしましょう。
2.メールはテキスト形式で
  • 多くの人に配信されるMLでは、メールはテキスト形式で送信するのが礼儀です。HTML形式のメールでは、メーラーによっては文字化けしたり、フリーズしてしまったり、又、VBS/Haptimeなどのウイルスが潜んでいることもあり、配信先に多大な迷惑を掛けてしまうことがあるからです。。Outlook Express の初期設定は後者になっていますので、ちょっと下記の手順で前者に設定し直してみて下さい。(^_^)
    1. メニューの「ツール」の「オプション」をクリック
    2. ダイアログ上部の「送信」タブをクリック
    3. 「メール送信の形式」の選択肢の「テキスト形式」にチェックマークを付け、「OK」をクリック
  • 因みにHTMLは何故嫌われるのか、はこちら
3.適切な件名(タイトル)を付けよう
  • 配信されるメールの数が多くなってくると、これが非常に大切になってきます。受け取る方に判り易い簡潔なタイトルを付けましょう。
4.署名を付けよう
  • 参加者の多いMLでは、あれっ、この方、どういう方だっけ、ということが時々あります。そんな時、署名があると相互理解がスムースになります。
    1. メニューの「ツール」→「オプション」或いは「ツール」→「ひな形」をクリックして、「署名」のボタンをクリック
    2. テキストの欄に署名を作り、「OK」ボタンをクリックしてひな形のダイアログを閉じる
    3. 全てのメッセージに署名を初めから付けるのか、後から必要なら付けるのか、はそこで設定可能です。
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2.メールの洪水から逃れる為に
  • メーリングリスト(ML)に参加し始めると、配信されてくるメールの数が一気に増加し、「大事なメールが埋もれてしまって困ってる」とか、「不要なメールを削除するのが大変だ」とかいう御意見を伺います。
  • しかし、皆さんが使っておられるのはパソコン、しかもハードディスクの容量は膨大で、単なるテキストであるメールなど、幾ら貯めても大丈夫。その時には不要と思っても、後で必要になるかも知れない。そんな時、パソコンの「検索機能」が絶大なる威力を発揮しますので、構わず全て貯めておきましょう。
  • ということで、”キモ”はメーラーの「自動振り分け機能」を活用して、如何に要領よく子フォルダ、孫フォルダに分類して貯めておくか、だと私は思いますが、さて、如何でしょ。
自動振り分け機能の使い方:さて、広くつかわれているOutlook Expressで御説明しましょう。(こちらにもあります)
  1. まず、受信トレイの下に分類用のフォルダを作成します:メニューの「ファイル」→「新規作成」→「フォルダ」の順にクリックして行けば、後はお好きなフォルダ名を付ければ出来上がり。私は仕事別、ML別などにフォルダを作っていますが、作り方は人様々だと思います。
  2. 次に自動振り分けを設定します:「ツール」→「メッセージルール」→「メール」、或いは「ツール」→「受信トレイアシスタント」の順にクリックすると、「新規のメールルール」或いは「受信トレイアシスタント」というダイアログが開きます。そこをお読みになってちょっと試して頂ければ、お判りになるか、と思います。これで大事なメールはそれ用のフォルダに、それ以外のメールも夫々のフォルダに自動振り分けされますので、忙しい時には前者のみチェック、暇な時に残りを見てもよし見なくてもよし。(^_^)
  3. ただ、時には御自分の名前で全フォルダに検索を掛けてみると、案外、思わぬところに・・・てなことも。(@_@;)
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